Optimisation des process
C’est assurément un projet d’ampleur qui sera déployé dès les premières heures de l’année 2020. Les chefs de projet Sylvain Costy (Directeur des Systèmes d’Information) et Laurent Freoa (Directeur Financier) sont chargés, depuis plus d’une année, du développement et du déploiement d’ORION vers l’ensemble des structures affiliées à la FFHandball. Porté par Alain Koubi et Alain Smadja et voté lors de l’AG de 2017 à Créteil, ce projet a pour ambition de gagner en efficacité pour les tâches afférentes à la comptabilité, les achats et les ventes. Cet ERP, un système de gestion intégré, permettra la mise en place d’un système uniforme et facilitant entre toutes les structures déconcentrées, des Comités avec les Ligues, des Comités et des Ligues avec la FFHandball.

Lancé le 2 janvier
Le GO LIVE interviendra le vendredi 2 janvier en direction des treize Ligues métropolitaines et quelques Comités qui se sont portés volontaires. Puis le déploiement s’effectuera sous forme de vagues pour les Ligues ultramarines et les Comités avec un objectif de déploiement « complet » d’ici à la fin de l’année 2021. « La mise en place d’un ERP est très impactant, quelle que soit la taille et le secteur de l’entreprise, explique Sylvain Costy. Son arrivée dans le monde du handball est un élément nouveau et très structurant, qui amènera à de grands changements organisationnels et fonctionnels. » En somme, une étape majeure dans l’optimisation des process de gestion de l’activité. « L’objectif du projet est d’uniformiser et d’automatiser le plus de fonctionnalités possibles. D’autres solutions arrivent sur 2020 et permettront à toutes les entités d’utiliser des outils performants, stables, et évolutifs, ce qui permettra à toutes et tous de se recentrer sur le développement du handball et de ne plus perdre de temps sur certaines tâches répétitives et sans plus-value. De plus, le fait d’utiliser un outil commun renforce le côté « entraide » et « communautaire » de la solution. » Avec un tel outil, les remontées d’informations seront grandement facilitées et les analyses de l’activité se feront en quasi « temps réel ».

Une année de travail
En parallèle du choix de l’intégrateur (la société ABSYS CYBORG), une équipe projet composée de plusieurs référents issus de différents territoires a planché pendant plusieurs mois sur la conception du progiciel ERP SAGE X3, afin qu’il soit adapté au mieux à l’activité handball, parmi lesquels Grégory Pradier (Directeur des Services), Régine Handy (Nouvelle Aquitaine), Nathalie Mallet (Paca), Thomas Declercq (Occitanie) et Stevann Pichon (Pays de Loire). L’arrivée d’ORION est incontestablement une « révolution » dans la gestion administrative. Cependant sa mise en route connaîtra certainement des turbulences. Une phase tout à fait normale pour ce type de projet au regard du temps d’intégration et de prise en main de l’outil. L’équipe autour de Sylvain Costy et Laurent Freoa se tiendra à disposition des futurs utilisateurs de la solution ORION dans les structures, pour les accompagner dans la mise en place et le bon fonctionnement.

Mise en place complexe
Une formation de quatre jours, organisée en décembre dernier, a ainsi permis d’étendre l’information auprès de tous les référents du projet ORION. « C’est d’ailleurs pour cela que le projet démarre, dans un premier temps, uniquement pour les Ligues de la Métropole et quelques Comités qui en ont émis la nécessité, précisent Sylvain Costy et Laurent Freoa. Un tel projet met plusieurs mois à se stabiliser et la pleine puissance de la solution sera plus concrète après au moins un semestre. Les premiers mois seront sujets à des ajustements et à des optimisations permanentes pour prendre en compte les remontées du terrain et les différentes façons de travailler des Territoires. » Un accompagnement renforcé sera mis en place sur les premiers mois afin que chacun prenne ses marques et soit à l’aise avec la solution le plus rapidement possible. Gest’Hand ne sera pas du tout impacté et des échanges seront mis en place avec l’ERP notamment sur les aspects financiers concernant la licenciation.

HGu